Hur vi behandlar personuppgifter

Insamling av personuppgifterna inom Equmeniakyrkan och Evangeliska Frikyrkans församlingar.

Samfunden ansöker om bidrag från staten för att kunna ekonomiskt stötta församlingar inom Sverige. Nya regler innebär att varje person ska ge sitt medgivande till att ingå i ett numerärt underlag i en bidragsansökan. Ditt medgivande gäller således för insamling till båda samfunden. 

GDPR

Det är församlingarna som är grundstenen i samfunden. Varje församling är därför ansvarig att samla in och behandla personuppgifter som berör församlingen. Insamlingen och behandlingen av personuppgifter har stöd i intresseavvägning som är en rättslig grund. 

Laglig grund i GDPR

”Den rättsliga grunden intresseavvägning innebär att ni i vissa fall får behandla personuppgifter. Det gäller bara om era intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet.”

Församlingens skäl till att registrera personer är:

Att kunna fastställa vilka som är medlemmar

Att kunna kommunicera med medlemmarna

Att upprätthålla rättsliga (demokratiska) som ekonomiska principer.

Att söka bidrag från kommun, region och nationellt

Personer i aktivitet

Att kunna organisera och avgöra vilken grupp deltagaren tillhör

Att kunna söka bidrag för deltagaren

Att kunna kommunicera med deltagaren

Insamling

Insamlingen sker genom bidragsunderlag (papper) inom församlingens olika verksamheter. Det är alla personer som är verksamma i församlingen, medlemmar och deltagare i församlingen. Det är exempelvis ledaren för de olika verksamheterna som samlar in bidragsunderlagen. 

En verksam person har rätt att neka till ett medgivande. Men kan inte förändra den handling som är uppsatt för insamlandet. Vid nekande svar tas personen inte med i sammanställningen. 

Behandling

Församlingen använder ett bidragsunderlag som ska bekräfta att personer i olika verksamheter är informerade och medvetna om att de ingår i bidragsgrunden för statliga bidrag. 

Ledaren i en aktivitet har god kännedom om vilka personer som är verksamma. Det innebär att spridningen av personuppgifterna hålls inom ett begränsat antal personer. Gruppen är medveten om vilka de andra är och medlemmarna är medvetna om varandra. Den som samlar in behöver vara försiktig med att inte låta listor ligga framme så att obehöriga kan ta del av personuppgifter. 

Församlingens ledning har ansvar utifrån underlagen skapa en sammanställning. Församlingsstyrelse och församlingsföreståndaren har ett särskilt ansvar för statistik och kyrkobok. 

För Equmeniakyrkan sparas sammanställning i medlemssystemet Arken. I Evangeliska Frikyrkan sparas sammanställning i pappersformat. Sammanställningarna sammanförs sedan för att numerärt kunna fastställa hur många personer samfunden kan söka bidrag för. 

Samfundens personal som ansvarar för statistik får ta del av sammanställningen för att bearbeta och sammanställa till numerära underlag.  

Missionskyrkan Sonstorp är anslutna till två samfund och respektive samfund får därmed ta upp 50% var av församlingens bidragsberättigade i sina underlag till staten. 

När behandlingen är klar ska bidragsunderlagen arkiveras i ett låst skåp och filen i datorn ska raderas. Bidragsunderlagen arkiveras hos församlingen i 2 år för att sen makuleras. Filer får inte lagras i molnet. 

Revision

Varje samfund har en Auktoriserad revisor. I det fall någon/båda samfundens Auktoriserade revisorer väljer att granska Bidragsunderlagen i församlingen så behöver församlingen ge revisorn tillgång till underlagen. 

Inga personuppgifter kommer att rapporteras till myndigheter.

Staten får inte del av bidragsunderlag eller sammanställningar, det är församlingens och samfundens egendom. 

Finspång 2025-04-28

Missionskyrkan Sonstorp